¿Qué es?

El compliance es el nombre que recibe la función independiente que identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en las organizaciones, es decir, el riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios, sufrir pérdidas financieras o pérdidas de reputación por fallas de cumplimiento con las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta y los estándares de buenas prácticas.

Consiste en la elaboración de un modelo de prevención y protección de delitos, en el que deben estar todos los miembros de la empresa, y que contiene aspectos como el mapa de riesgos, un procedimiento para la toma de decisiones, un sistema disciplinario de sanciones, el establecimiento de unas vías de denuncia, una evaluación periódica del modelo de prevención, un modelo de gestión y administración, etc…

Por lo tanto, esto afectaría tanto al comercio online que no haya cumplido con la Ley de Protección de datos, como a la pequeña editorial que se vea implicada en un caso de injurias, insultos o agresión entre un trabajador y un cliente, entendiendo así que el compliance sirve para proteger y regular la actividad de la empresa de cualquier hecho que suponga un delito.

Esto significa que si un trabajador infringe la ley o comete un delito durante su horario laboral, la justicia actuará igual sobre el trabajador y sobre la empresa, ya que con la Ley Orgánica 1/2015 la responsabilidad recae sobre los dos y las personas jurídicas adquieren responsabilidad al delinquir en el ámbito laboral y deben cumplir con la pena impuesta.

Así las empresas tiene todas las de perder por la actuación de sus empleados, aunque si se sabe que la compañía aplicaba el compliance y se demuestra que el error ha sido únicamente del empleado que ha cometido la infracción, la empresa quedará exenta de responsabilidad penal, así es que el compliance es una forma de preparar a tu negocio para que todos los riesgos estén cubiertos.

Pero el cumplimiento de esta ley no sólo afecta a grandes empresas, sino que las pymes y los autónomos también deben cumplir estas normas, aunque es verdad que actualmente las pequeñas empresas no son verdaderamente conscientes de la importancia que tiene el compliance.

¿Para qué sirve?

El compliance en definitiva sirve para velar por el cumplimiento tanto de las normas impuestas como de las obligaciones asumidas voluntariamente. Se trata de una función que gana protagonismo con el incremento de las obligaciones de uno y otro tipo que afectan a las actividades empresariales y su creciente importancia para evitar daños económicos y reputacionales.

La función del Compliance es asumir las labores de prevención, detección y gestión de incidentes de cumplimiento (vulneración de normas o estándares asumidos voluntariamente). Para ello, articula mecanismos de vigilancia y control que le permiten actuar con eficacia y mitigar los efectos negativos de tales incidentes. A causa de lo anterior, el perfil de las personas y equipos que desempeñan labores de Compliance es híbrido, por cuando precisan conocimientos jurídicos para manejar con soltura las normas, pero también de auditoría o control interno, a fin de establecer y operar controles eficaces.

Cuantos más bloques normativos y obligaciones se proyecten sobre una organización más complejas serán sus funciones. La complejidad puede alcanzar un grado en que se precisen responsables de Compliance en diferentes ámbitos o bloques específicos (Prevención Penal, Protección de Datos Personales, Competencia, Medio Ambiente, marco regulatorio específico del sector, etc) en cuyo caso, esos Compliance Officers (CO) llegan a estar coordinados por un Chief Compliance Officer (CCO) en el contexto de lo que se conoce como superestructuras de Compliance.

¿Qué problemas evita el compliance?

• Evita incidentes en las áreas que afectan a la empresa: el compliance informa periódicamente a la máxima dirección de los aspectos críticos previamente recopilados y analizados, propone y ejecuta acciones de mejora que sean aprobadas.
• Evita lagunas y duplicidades: optimiza las políticas, los controles y procedimientos, tratando de conseguir los objetivos de cumplimiento de varios bloques normativos al mismo tiempo.
• Establece mecanismos de vigilancia y control que permitan prevenir y detectar incidentes de cumplimiento: Con el compliance siempre estás alerta respecto a las nuevas normas o interpretaciones de las mismas que afecten a la operativa de negocio, informando y asesorando  de ello a la máxima dirección. Suele hacerlo con ciclos de formación y campañas de sensibilización internas.
• Integra las políticas, procedimientos y controles de Compliance dentro de la operativa ordinaria de negocio, de forma que se desarrollen con normalidad y no de manera paralela a los mismos: Existen normas internacionales  que facilitan directrices útiles para estructurar sistemas de gestión de cumplimiento (compliance management systems). Estas normas recopilan buenas prácticas internacionales al respecto, de modo que puedan adoptarse medidas organizativas adecuadas para que la función de Complianc desarrolle su cometido.

Es imprescindible que las grandes empresas tengan un modelo de prevención y detección de delitos para realizar contratos mercantiles por lo que su uso está ligado a la regulación de las relaciones empresariales, sin embargo, las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con los recursos suficientes para establecer una oficina de cumplimiento legal y normativo con un director responsable. Sin embargo, la ley hace diferencias en función del tamaño de las empresas, y para aquellas que sean sociedades pequeñas el ejercicio del director de cumplimiento normativo recae sobre el administrador único de la empresa, al igual que le sucede al autónomo, lo que reduce costes y simplifica la implantación del modelo compliance tan necesario para la actividad empresarial y profesional.

Gracias al compliance podríamos hablar de otro nuevo puesto de trabajo; el compliance officer, gracias al cual se tiene en cuenta todo lo relacionado con el buen funcionamiento y la legalidad de la empresa.