A pocos meses de empezar la obligación VeriFactu, más de la mitad de pymes y autónomos la ignoran, no han empezado a tomar las medidas necesarias para su adaptación.

Cuando el mundo del emprendimiento especialmente para autónomos afronta decisiones cotidianas —como la elección de contratar o invertir— a veces el verdadero desafío está en lo que no se ve: las obligaciones normativas que se anticipan y que pueden convertirse en cargas inesperadas.

Una de esas obligaciones es la entrada estricta del sistema VeriFactu (y del nuevo marco de facturación electrónica) de Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), que comenzará a aplicarse el 1 de enero de 2026 para sociedades y el 1 de julio de 2026 para autónomos, y obliga a cambiar el programa de facturación.

Según un reciente estudio, más del 50 % de los autónomos y pymes desconocen esta obligación, lo que plantea un doble problema: por un lado, el riesgo de incumplimiento y sanciones; por otro, la falta de preparación de muchos negocios para adaptarse.

En este artículo de mundoemprende analizamos por qué existe este desconocimiento, qué supone el cambio, cómo afecta a autónomos y microempresas, y qué medidas deben tomarse cuanto antes desde la óptica liberal-emprendedora.

¿Qué está cambiando y por qué es tan relevante para los autónomos?

El nuevo marco normativo

El sistema VeriFactu nace como parte de la implementación del reglamento para Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) aprobados mediante el Real Decreto 1007/2023 que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

Este cambio implica que los programas de facturación utilizados por empresarios y profesionales deberán garantizar integridad, inalterabilidad, trazabilidad y posibilidad de envío de registros a la AEAT.

Más concretamente: las facturas deberán generarse mediante software que cumpla con requisitos técnicos como numeración correlativa, firma digital, código QR, y registro inalterable. Tendrán que estar adaptados para que cada factura quede registrada como un “registro de facturación”, no solo como documento.

Plazos y quiénes están obligados. Más de la mitad de autónomos y pymes ignoran VeriFactu

Las fechas clave son claras: para sociedades mercantiles (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) la obligatoriedad arranca el 1 de enero de 2026. Para autónomos (personas físicas que realizan actividad económica) el plazo es el 1 de julio de 2026.

Sin embargo, el estudio reciente muestra que el 40 % de los autónomos «desconoce cuándo entra en vigor», el 43,5 % considera los plazos insuficientes y solo un 8 % ha iniciado las pruebas de adaptación.

Por qué es importante para un autónomo o una pyme

Cambia la forma de facturar: ya no basta con generar factura en Word o Excel, o mediante software genérico que no esté certificado.

El nuevo reglamento exige programas homologados.

Supone un coste de adaptación tecnológica, posibles actualizaciones de software, formación de personal y ajustes internos de procesos.

Incluye sanciones: quienes no tengan software certificado pueden enfrentarse a multas elevadas, que según fuentes pueden alcanzar hasta 50.000 € por ejercicio.

Tiene efectos indirectos: la falta de adaptación puede afectar la confianza del cliente, la operativa del negocio, el acceso a certificaciones o sistemas de pago, e incluso al cumplimiento contable y fiscal general.

¿Por qué muchos autónomos están desinformados o desprotegidos? Más de la mitad de autónomos y pymes ignoran VeriFactu

Tamaño, recursos y foco de negocio

Los autónomos suelen tener plantillas pequeñas o ninguna, márgenes ajustados, y están centrados en la actividad operativa diaria: facturar, entregar, cobrar, producir. Las obligaciones regulatorias, tecnológicas o fiscales que no afectan “ahora mismo” quedan fuera de prioridad.

En ese sentido, la transformación digital, la adaptación al nuevo sistema de facturación y la inversión necesaria pueden parecer un reto lejano o secundario frente al cierre del mes, la morosidad o los costes habituales.

Comunicación y apoyo insuficientes

El estudio apunta que el 34,8 % cree que la AEAT no ha informado correctamente.

Esto evidencia que la administración no ha logrado llegar con éxito al colectivo más vulnerable (microempresas, autónomos de un solo trabajador).

La complejidad del cambio también genera confusión: no solo se trata de facturación electrónica, sino de sistemas informáticos, registro de facturas, envío o conservación, plazos, opciones, modalidades (VeriFactu vs no VeriFactu).

Por ejemplo, una guía señala que “las empresas que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII) están exentas” en parte del cambio, lo que añade otra capa de complejidad para quien no entiende si está obligado o no.

Tecnología y cultura digital heterogénea

Muchos autónomos trabajan con software de facturación “básico” o incluso con plantillas de Excel/Word. pasarse a un programa certificado implica cambiar hábitos, costes y formación.

La brecha digital no es solo tecnológica, es también de información y acompañamiento.

Además, los proveedores de software han advertido que la demanda de adaptación es elevada y que posponer el cambio puede implicar retraso o falta de soporte técnico oportuno.

Tiempo ajustado para adaptarse

El hecho de que la obligación arranque en poco más de un año y medio para sociedades, y unos meses más para autónomos, genera sensación de urgencia.

Pero el margen de actuación real es reducido, dadas otras obligaciones que un autónomo tiene.

El retraso en el arranque de adaptación puede convertirse en un riesgo operacional serio.

Impacto real sobre el autónomo y microempresa: ventajas, riesgos y qué les espera

Ventajas potenciales

• Mejora de procesos: migrar a un software certificado puede optimizar la facturación, reduce errores, mejora trazabilidad y facilita auditorías internas.
• Mayor credibilidad: disponer de sistema homologado puede aumentar confianza de clientes/proveedores, acceso a mercados o a financiación.
• Potencial ahorro en sanciones, menor riesgo de inspecciones vinculadas a facturación incorrecta o software “doble uso”.

Riesgos visibles

• Coste inicial: adquisición o migración de software, formación, asesoría, tiempo de adaptación. Para un autónomo con ingresos limitados esto puede ser significativo.
• Operativo: si el cambio no se planifica bien, puede paralizar facturación, generar errores, demoras, afectar cobros o relaciones comerciales.
• Margen de maniobra reducido: a quienes trabajan con urgencias, varios clientes, baja estructura de personal, el cambio puede suponer distracción de la actividad principal.
• Sanciones: el desconocimiento no exime responsabilidad. Si un autónomo no está adaptado y emite facturas de forma no conforme, puede enfrentar multas o problemas fiscales.

Casos concretos y testimonios

El estudio desagrega por zonas: la zona Centro (incluida Madrid) tiene el mayor grado de desconocimiento (63 % de los autónomos no conoce la norma), frente al Sur y Canarias (47 %) o el Noroeste (49 %).

Solo el 4 % de los autónomos en la zona Centro ha adaptado su sistema, frente a un 11 % en Noreste.

Esto muestra que el impacto no será homogéneo: según territorio, recursos, volumen del negocio, cultura digital y apoyo técnico, la preparación varía ampliamente.

Esto también genera desigualdades competitivas: quien se adapte antes, tendrá ventaja; quien tarde, riesgo de quedar rezagado.

Microempresa vs empresa mediana

Para una microempresa (un autónomo con un empleado o ninguno), la adaptación supone un gran reto proporcional: menos margen, menos personal, menos tiempo para dedicarse al cambio regulatorio.

Para una empresa mediana con varios trabajadores, quizás la inversión tecnológica ya estaba prevista y la adaptación será menos traumática.

Desde la perspectiva emprendedora, la microempresa debe valorar este cambio como una inversión estratégica, no solo como obligación, para que no se convierta en un coste improductivo.

Qué hacer desde hoy: máxima preparación y planificación. Más de la mitad de autónomos y pymes ignoran VeriFactu

Evaluación inmediata del estado actual

Verificar qué software de facturación se utiliza actualmente: ¿cumple requisitos de inalterabilidad, numeración correlativa, registro de facturas, firma digital, código QR?

Consultar al proveedor si su software está o estará certificado ante la AEAT, si ha presentado la declaración responsable, qué plazos maneja.

Formación y actualización

Iniciar sesiones de formación para quien gestione facturación (aunque sea el propio autónomo), de modo que el cambio no sea improvisado.

Identificar los procesos internos de facturación: emisión, envío, conservación de facturas, cancelación, modificación, archivo, reporte al asesor. Adaptarlos al nuevo marco.

Planificación financiera

Estimar el coste de migración (software, asesoría, tiempo) y encajarlo en el presupuesto.

Evaluar posibles ayudas (subvenciones, bonificaciones, financiación específica para digitalización fiscal) ya que muchas comunidades autónomas impulsan estos cambios.

Migración gradual y prueba piloto

Si el proveedor ofrece versión de prueba o entorno de test, aprovecharlo para familiarizarse sin presiones de clientes.

Empezar a emitir facturas “piloto” adaptadas, confeccionar checklist de requisitos: software certificado, código QR, registro de facturación, envío o conservación, etc.

No dejar todo para el mes final del plazo pues los errores o demoras son más costosos.

Comunicar al cliente o proveedor cuando proceda

Informar a clientes o proveedores de que el sistema de facturación está cambiando, que habrá factura electrónica homologada, que el formato quizá varíe.

Esto evita desconcierto, retraso en aceptación de facturas, objeciones de clientes poco familiarizados.

Visión liberal – emprendedora.  Más de la mitad de autónomos y pymes ignoran VeriFactu

Desde la óptica de mundoemprende, la obligación de adaptarse al nuevo sistema de facturación es legítima: la lucha contra el fraude fiscal, la trazabilidad, la digitalización del tejido empresarial son objetivos válidos.

Pero también conviene evaluar cómo se implementa para que no actúe como barrera de entrada, carga improductiva o coste que paralice el emprendimiento.

Una norma podrá ser justa, necesaria, pero si llega sin acompañamiento, sin apoyo para quienes menos recursos tienen, sin plazos coherentes con la realidad de la microempresa, corre el riesgo de castigar al pequeño emprendedor en lugar de facilitar la modernización.

El mayor problema ahora mismo no es tanto la obligación, sino el desconocimiento mayoritario y la prisa del plazo frente a la capacidad de adaptación real.

Cuando más de la mitad de los autónomos ignoran que deben cambiar su programa de facturación, el sistema opera en terreno de riesgo: incumplimientos involuntarios, sanciones evitables, estrés operativo, reducción de foco en la actividad principal.

Por tanto, el reto para la administración es claro: asegurar que la norma se implante con soporte, formación, escalabilidad y proporcionalidad.

Que no sea solo el cumplimiento de una obligación más, sino el arranque de un proceso de digitalización que genere valor para la microempresa.

Y el reto para el autónomo es también claro: ver el cambio no solo como “una carga fiscal”, sino como una oportunidad de mejora en sus procesos, de modernización de su facturación, de diferenciación frente a competidores, de reducción de errores y de preparación para un mercado cada vez más digital.

Conclusión Más de la mitad de autónomos y pymes ignoran la ‘segunda revolución’ de la facturación: ¿riesgo legal o coste oculto?

El dato es contundente: más de la mitad de los autónomos no sabe que debe cambiar su programa de facturación antes de 2026.

Esa falta de información no es solo un descuido: es un riesgo real para el negocio.

Porque:

1) la obligación es inminente y los plazos están fijados;

2) la norma implica adaptación tecnológica, formación y coste;

3) el sistema sanciona, y el desconocimiento no exime de responsabilidad.

Para que España avance en digitalización, competitividad y formalización del tejido productivo, este tipo de obligaciones deben cubrirse con tranquilidad de adaptación, igualdad de oportunidades y proporcionalidad.

Si se impone sin margen para la microempresa, sin ayudas, sin acompañamiento, se corre el riesgo de que el impulso de modernización se convierta en una carga más para quien ya opera en el límite.

La convocatoria de cambio está hecha: el calendario arranca.

Pero el verdadero éxito estará en cómo lo hagan los autónomos, no solo en que lo hagan.

Y para que lo hagan, deben saber qué, cuándo y cómo.

Porque en el cambio digital no basta con que sea obligatorio: tiene que ser viable.