En un país donde la burocracia y la carga administrativa siguen siendo obstáculos recurrentes para el emprendimiento, una nueva iniciativa tecnológica del Gobierno ofrece un paso claramente positivo: La digitalización notarial como herramienta online que permite a autónomos, pymes y empresas consultar de forma segura sus documentos notariales sin necesidad de desplazarse físicamente a una notaría.

Esta función, integrada en el portal Carpeta Justicia, llega en un momento clave para reducir costes y tiempos de gestión, facilitando la operativa diaria de quienes impulsan la economía.

Este artículo analiza qué ofrece esta nueva funcionalidad, por qué importa para el tejido empresarial y cómo encaja dentro de una tendencia más amplia de modernización fiscal y jurídica en España.

¿Qué es la nueva herramienta y cómo funciona?. Digitalización notarial

El Gobierno, a través del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes y en colaboración con el Consejo General del Notariado, ha puesto a disposición de ciudadanos, pymes y autónomos una funcionalidad en Carpeta Justicia para consultar información básica de documentos notariales online.

Esta herramienta permite acceder a datos esenciales de tus escrituras notariales, como:

• El tipo de acto o negocio jurídico (por ejemplo, compraventas, poderes, testamentos o constitución de sociedades).
• El papel que juega la persona o empresa en ese documento.
• La fecha de otorgamiento y el notario que lo autorizó.
• El número de identificación del documento.

La información es accesible 24 horas al día y desde cualquier lugar, con acceso seguro y personalizado, lo que representa un salto cualitativo frente a la necesidad de acudir físicamente a una notaría o solicitar información por otros canales más lentos.

Aunque esta consulta no sustituye del todo a la obtención de copias autorizadas o simples, sí facilita localizar y verificar datos fundamentales para trámites bancarios, mercantiles o administrativos de forma inmediata.

Seguridad jurídica y garantías tecnológicas

El acceso se realiza a través de Carpeta Justicia, que integra esta función en un sistema que ya permite otras consultas y servicios relacionados con la administración de justicia.

La plataforma cuenta con altos estándares de seguridad digital que protegen la información manejada por empresas y autónomos.

Además, para solicitar copias o copias autorizadas de los documentos notariales, Carpeta Justicia redirige a la Sede Electrónica Notarial, una plataforma operativa desde 2002 que ya concentra millones de datos notariales digitalizados, con certificación de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad.

Esto es especialmente relevante para el sector productivo, donde la seguridad jurídica de los documentos es clave para operaciones mercantiles, constitución de sociedades, trato con bancos o resolución de conflictos contractuales.

¿Por qué esta herramienta es importante para autónomos y pymes?. Digitalización notarial

Desde una perspectiva liberal orientada a reducir cargas burocráticas y mejorar la eficiencia empresarial, esta herramienta cumple varias funciones clave:

Ahorro de tiempo y costes

Antes era habitual que un autónomo tuviera que desplazarse físicamente a una notaría o solicitar copias de documentos por correo o presencialmente, lo que implicaba costes de desplazamiento, esperas y tiempos muertos.

Ahora, gran parte de esa información es accesible online al instante.

Mejora de la productividad

Tener acceso inmediato a datos notariales permite agilizar procesos importantes como la constitución de sociedades, gestión de poderes notariales, verificaciones ante bancos y otros trámites mercantiles, lo que impacta directamente en la productividad de la empresa.

Reducción de burocracia

España es uno de los países de la Unión Europea donde las pymes y autónomos afrontan más gestiones burocráticas comparado con países como Alemania, Francia o Reino Unido, donde estos procesos están más simplificados y digitalizados.

Reducir el número de visitas presenciales a notarías u oficinas públicas representa una ventaja competitiva para los emprendedores, permitiéndoles dedicar más tiempo a su actividad principal.

Integración con la digitalización legal y notarial

La herramienta es solo uno de varios pasos dentro de una tendencia más amplia de digitalización de servicios notariales y administrativos en España.

La Ley 11/2023, por ejemplo, marcó un antes y un después al permitir la firma electrónica y realización remota de ciertos actos notariales, como poderes de representación o constitución de sociedades mediante videoconferencia, con plena validez legal.

En paralelo, plataformas como Notario.org y otros portales legales están facilitando la realización de trámites notariales online de forma segura, desde firma de poderes hasta la formalización de escrituras públicas, lo que complementa esta nueva funcionalidad gubernamental y profundiza la transformación digital del sector.

El impacto en la simplificación de trámites empresariales

La puesta en marcha de esta herramienta también se enmarca dentro de iniciativas más amplias como el Plan España Digital 2026, que busca reducir la burocracia y digitalizar procesos administrativos para mejorar la competitividad de autónomos y pymes en el país.

Dentro de este contexto, herramientas como la consulta de documentos notariales online no solo facilitan la gestión jurídica de las empresas, sino que también son un paso hacia un ecosistema digital más integrado, donde los trámites se puedan ejecutar de forma automatizada y segura, reduciendo fricciones y costes.

¿Qué limitaciones quedan y qué sigue por mejorar?. Digitalización notarial

Aunque la nueva funcionalidad representa un avance, no elimina por completo la necesidad de acudir a la notaría en persona en ciertos casos, como cuando se requieren copias autorizadas con validez para terceros, o cuando la ley exige la presencia física de las partes para determinados actos notariales.

Además, la digitalización de la administración española sigue siendo desigual en comparación con algunos países europeos; hay diversos frentes aún pendientes, como la interoperabilidad plena entre sistemas administrativos y notariales o la simplificación de procedimientos fiscales vinculados a actos jurídicos.

Conclusiones: un paso necesario hacia un entorno más competitivo. Digitalización notarial

En un entorno empresarial donde cada hora cuenta y los costes administrativos representan una parte significativa de los recursos de pymes y autónomos, contar con herramientas que agilizan gestiones notariales, evitan desplazamientos y centralizan información legal relevante es una mejora tangible y bienvenida.

Esta herramienta no solo responde a una demanda histórica del tejido productivo español, sino que comparte espacio con otras iniciativas de digitalización que, de forma acumulada, pueden reducir significativamente la carga burocrática, aumentar la transparencia jurídica y hacer de España un país más competitivo para emprender y crecer.

Para autónomos y empresas, este tipo de avances —cuando se integran con una política coherente de digitalización y simplificación— no solo ahorra tiempo, sino que puede ser un factor clave en la decisión de invertir, expandirse o formalizar nuevos negocios.