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¿Qué es una factura y cuáles son sus características?

En este artículo conoceremos a fondo qué es y para qué sirve una factura, así como sus elementos y características principales.

  1. ¿Qué es y para qué sirve una factura?
  2. ¿Cuáles son los tipos de factura?
  3. ¿Cómo se hace una factura?

En el momento de emprender nuestro propio negocio, con todo lo que conlleva, uno de los documentos con mayor importancia para poder hacer frente a nuestras obligaciones tributarias será la factura.

Las facturas sirven tanto para poder justificar la realización de un servicio o producto, así como que este mismo ha sido pagado.

Desde  el portal de  facturación online, Facturalia, nos explican cuáles son las principales características de una factura.

  1. ¿Qué es y para qué sirve una factura?

Las facturas son documentos de carácter mercantil que confirman la compraventa de un producto o servicio. En ellas, se especifica la cantidad de producto o servicio que recibe el cliente, así como su precio por los mismos.

Tal y como nos explican los expertos en facturación online, las facturas deben responder las siguientes cuestiones: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y el porqué de una actividad mercantil entre la compañía y el cliente.

  1. ¿Cuáles son los tipos de factura?

Según las características que tengan, pueden existir unos tipos de factura u otro.

Por los datos que recogen las facturas, estas pueden ser:

  1. Factura Completa

Se trata del tipo más común de factura. Para que se les considere válidas, deben tener todos los datos obligatorios:

  • Número de factura
  • La fecha de expedición
  • Nombre y apellidos o razón social
  • Número de identificación fiscal
  • Domicilio del emisor y del receptor
  • Descripción de la operación
  • El tipo impositivo del IVA
  • El porcentaje de retención del IRPF
  • La cuota tributaria
  • El importe total que pagar
  • Fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
  1. Factura Simplificada

Este tipo de factura puede emitirse en operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido). Su característica principal es que permiten que no se conozcan los datos del destinatario o receptor de la factura, tratándose, por tanto, de un cliente no identificado.

Con esta factura no es obligatorio realizar un desglose de las cantidades de impuestos que se deben pagar, sino que la cantidad a pagar ya incluye el IVA.

Según el objeto de la factura, podemos encontrar los siguientes tipos:

  1. Factura De Actividad

Dicha factura se encuentra relacionada con la compraventa de productos o servicios a terceros. Es la más común entre trabajadores por cuenta propia y pequeñas y medianas empresas.

Recordemos que existen numerosos softwares de facturación online como Facturalia, que nos da la posibilidad de acceder a múltiples plantillas para generar cualquier tipo de factura.

  1. Factura Rectificativa

Esta factura se generará cuando haya que hacer una corrección de una factura anterior por motivos diversos motivos, como por ejemplo que no cumpla los requisitos establecidos por la ley. Debe realizarse en el momento en el que sepamos los motivos por los que hacemos la rectificación.

Además de tener las condiciones y datos comunes a todas las facturas, las rectificativas también cuentan con:

  • Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de expedición.
  • La rectificación que se lleva a cabo.
  • La condición de factura rectificativa.
  • Motivos que causan la rectificación.

Además, el tipo impositivo y la cuota repercutida deben reflejar la rectificación realizada, bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignando como quedan al rectificarlas. En este caso se especificará también el importe de la rectificación.

  1. Factura Recapitulativa

Esta factura se caracteriza porque permite incluir distintas operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén realizadas en distintas fechas, pero en un mismo mes natural, todo en una sola factura

  1. Factura Proforma

La factura proforma no cuenta con valor contable y tampoco sirve como justificante. Es decir, se trata de un documento comercial con el que se ofrece toda la información de una transacción.

El fin único de este tipo de factura es que el comprador tenga, el máximo posible de tiempo, la información sobre la compra que va a realizar.

  1. Factura De Suplido

Se utiliza para anotar, de forma contable, el pago de un cliente que pagó o pagará al proveedor, en nuestro nombre. No incluye IVA ni retenciones.

3. ¿Cómo se hace una factura?

En la actualidad, gracias a la existencia de programas de facturación como Facturalia, los autónomos y empresarios pueden generar facturas casi de manera automática.

Aún así, es importante que conozcamos cuáles son los datos que componen las facturas para ser consideradas válidas. Desde la plataforma de facturación online nos lo explican: 

  • Datos que componen las facturas

Los datos del emisor y del cliente

Es obligatorio que en las facturas aparezcan los datos del emisor y del receptor.

Los nombres y apellidos o razón social, y añadiremos también los números de identificación fiscal, NIF o CIF según el caso, así como el domicilio fiscal completo, tanto del emisor como del receptor.

El número de factura y en su caso, su serie

Debemos enumerar cada una de nuestras facturas. Estos números deben ser correlativos y pueden existir distintas series separadas.

Es importante que no haya ningún salto entre un número de factura y otra.

La fecha de expedición de la factura

Para que la factura sea válida, debemos darle una fecha, que será el día en el que estemos emitiéndola.

El concepto

Esto es la descripción del producto o servicio que vendiendo o prestando a nuestro cliente, es decir, la otra parte. Incluiremos todos los datos necesarios para determinar la base imponible, la cuantía de la factura sin impuestos, la cantidad, el precio unitario y cualquier descuento o rebaja no incluido en éste.

El tipo impositivo de IVA y las retenciones en el IRPF

Si hay más de un tipo impositivo de IVA desglosaremos las bases imponibles por los diferentes tipos, así como las retenciones en el IRPF si fuera necesario.

La cuota tributaria

Se consignará por separado.

El importe total a pagar

Esto es el resultado de la suma de la base imponible, es decir, el precio del producto ofrecido antes de impuestos, los impuestos y las retenciones.

Los datos registrales

Es interesante añadir los datos registrales de nuestra sociedad, que servirán para identificarnos de una forma mucho más precisa.

Si somos autónomos rellenaremos nuestros datos; nuestro nombre, DNI y dirección. En cambio, si somos una Sociedad Limitada, especificaremos datos como el protocolo o la hoja

Otros

También podremos añadir otros datos de nuestra elección como la fecha de vencimiento o el método de pago, si es al contado o mediante transferencia.

Si quieres conocer más acerca de las facturas y su funcionamiento, Facturalia ofrece ventajas como sus Tours  y la Formación donde los usuarios aprenden, de la manera más sencilla, a sacar partido a la plataforma a través de textos y vídeos explicativos donde conocerán, desde cómo hacer una factura hasta cómo gestionar los clientes.

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