Todos los autónomos y empresarios tienen la obligación de generar y entregar facturas

Como adelantábamos la pasada semana, las facturas son documentos mercantiles que informan de la venta de un producto o la prestación de un servicio. Por tanto, según los explican del portal de facturación online Facturalia, se trata de pruebas tangibles de que se ha realizado una transacción comercial de forma legal.

Todos los autónomos y empresarios tienen la obligación de generar y entregar facturas pero vamos a conocer mejor quién emite las facturas y cómo empezar a emitir facturas en nuestro negocio. 

¿Quién emite las facturas?

Según la ley, para poder empezar a emitir facturas, el sujeto o empresario tiene que estar registrado como empresario o autónomo para que la Agencia Tributaria tenga constancia de ello.

Por tanto, tal y como nos explican los expertos en facturación online, todos los empresarios y autónomos están obligados a emitir facturas cuando:

• Su cliente sea otro autónomo o empresario.
• Su cliente solicite la factura para fines tributarios
• Su cliente es intracomunitario.
• Si su cliente forma parte de la Administración pública.
• Si tiene por objeto la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.

Además, cabe recordar que el emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.

¿Cómo empezar a emitir facturas?

Una vez sabemos cómo hacer una factura y conocemos cuándo estamos obligados a emitirla, comenzamos con la obligación real de expedir y entregar facturas.

Los expertos de Facturalia nos recuerdan que es muy importante conservar una copia de la factura o documento que entreguemos y que debemos estar dados de alta en Hacienda como empresarios o autónomos.

Del mismo modo, estamos obligados a conservar las facturas que recibamos de otros empresarios o profesionales.

También es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitamos y conservemos aquellas facturas en las que recojamos los datos y las operaciones del IVA que implica nuestra actividad, así como si nos acogemos a un régimen especial de IVA, debemos destacarlo en la factura.

Así, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es obligatorio emitir facturas, dando lugar a algunas excepciones que afectan, especialmente, a las operaciones con particulares:

• Se trata de operaciones exentas de IVA
• Las que hayan llevado a cabo empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
• Las realizadas por empresarios o autónomos que se encuentren en régimen simplificado del IVA, a no ser que que la determinación de las cuotas devengadas se realice en atención al volumen de ingresos.
• Las expedidas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

¿Qué ley regula las facturas?

Como sabemos, la facturación es un proceso por el cual un empresario o autónomo emite las facturas de la compraventa de sus productos o servicios. Asimismo, los expertos en facturación nos indican que existe una normativa que regula la emisión y recepción de las facturas:  la normativa de facturación.

Y es que la Agencia Tributaria regula los procesos de facturación mediante el Reglamento de Fcaturación,por el que se regulan las obligaciones de emisor y receptor. Los aspectos más relevantes que se regulan a través de esta normativa son los siguientes:

• Quién tiene la obligación de emitir facturas.
• Los contenidos de un modelo de factura completa y simplificada.
• Los distintos tipos de factura (factura simplificada, factura completa, factura rectificativa, factura recapitulativa) y qué debe incluir cada una de ellas.
• Cómo emitir la factura electrónica a las Administraciones.
• El plazo, moneda e idioma en que se emite una factura.
• Cómo se han de remitir las facturas a los clientes.
• Cuánto tiempo se han de conservar las facturas y en qué soporte.

¿A quién afecta la normativa de facturación?

La normativa de facturación afecta a todas aquellas personas físicas o jurídicas que realizan una actividad económica.

Así pues, la normativa de facturación concierne a los trabajadores autónomos y pequeños y medianos y empresarios que ofrecen sus servicios o venden bienes a clientes, independientemente de que estos sean particulares, profesionales o empresas.

¿Cumplen los programas de facturación con la normativa de facturación?

Los programas de facturación, como Facturalia, se han convertido en la herramienta más generalizada para crear y emitir sus facturas, cumpliendo con sus obligaciones de facturación.

Para confirmar si un programa cumple con la normativa de facturación, debemos fijarnos sin las facturas que generan cuentan con determinados datos:

• Número de la factura (y serie numérica, que ha de ser secuencial y sin saltos).
• Fecha de emisión.
• Fecha en la que se realizó la operación en caso de que no coincida con la fecha de emisión.
• Datos del emisor de la factura, así como del destinatario: nombre o razón social completos, NIF (en caso de autónomos) o CIF (en caso de empresas) y dirección.
• Descripción de las operaciones, junto a su precio por unidad antes de impuestos (base imponible).
• Tipo impositivo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF en las circunstancias que indica la normativa).
• Cuota tributaria.
• El importe final a pagar.